مراحل ثبت نامه وارده
1-هدف:
انجام نامه نگاری
2-مدت زمان انجام کار: از زمان دریافت به مدت پنج دقیقه
3-متصدی مربوطه: آقای ترکیان
4-شرح:
نامه ها از ادارات دیگر به دو صورت برای مدیریت ارسال می گردند:
1-به صورت دستی: توسط ارباب رجوع و یا برنده نامه اداره مبدا
2-از طریق شبکه دولت و بستر شبکه های کامپیوتری
نامه هایی که به صورت 1 وارد می شوند باید مراحل زیر را بگذرانند:
1-در بدو ورود می بایست به به مدیر و یا جانشین وی مراجعه گردد.
2-زیر نامه توسط مدیر جهت واحد مربوطه دستور بررسی داده می شود
3-نامه به دبیرخانه ارجاع و در آنجا در سیستم کامپیوتری اتوماسیون اداری ثبت می گردد.
4-نامه از طریق شبکه کامپیوتری اتوماسیون اداری برای واحد مربوطه ارسال گشته و به ارباب رجوع جهت مراجعه به آن واحد اطلاع داده می شود.
نامه هایی که به صورت دوم وارد می شوند:
صندوق دریافتی شبکه دولت اداره به صورت روزانه و لحظه به لحظه توسط پرسنل دبیرخانه چک می گردد. در صورت وجود نامه:
1-در صورت وجود نامه، دریافت و در سیستم کامپیوتری اتوماسیون اداری ثبت می گردد .
2-نامه از طریق اتوماسیون به مدیر و نیز واحد مربوطه ارجاع می گردد.
3-ارباب رجوع می تواند به واحد مربوطه مراجعه و نسبت به پیگیری نامه خود اقدام نماید.
|